内容証明を書こうと思っても、形式やルールが分からず、「どう書けばよいのだろう」と迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。
内容証明郵便は、通常の手紙とは異なり、郵便局に提出する書面の形式や、謄本の字数・行数などに一定のルールがあります。
この記事では、内容証明の基本的な書き方と、作成するときに注意したいポイントを、初心者向けにわかりやすく解説します。
内容証明郵便の概要については、こちらの記事をご覧ください。
内容証明はどんな紙に書く？用紙のルールを解説
内容証明郵便というと、赤枠や赤いマス目の用紙をイメージする方も多いかもしれません。
しかし、実は用紙に特別な決まりはなく、便箋や原稿用紙、白い紙などでも作成できます。手書きでもパソコンでも問題ありません。
ただし、内容証明郵便を郵便局の窓口で差し出す場合には、相手に送る内容文書のほか、同じ内容の謄本を2通用意する必要があります。
さらに、謄本については、字数や行数、使用できる文字・記号などにルールがあります。
内容証明の基本ルール
内容文書と謄本2通を用意する
内容証明郵便を差し出すときは、次の書面を用意します。
- 相手方に送る内容文書
- 差出人が保管する謄本
- 郵便局が保管する謄本
つまり、実際には同じ内容の書面を合計3通用意することになります。
3通すべてを手書きで作成する必要はなく、内容が同じであればコピーを使っても問題ありません。パソコンで作成する場合は、同じ文書を3部印刷して用意するのが一般的です。
謄本には文字数・行数の決まりがある
内容証明郵便では、郵便局に提出する謄本について、文字数や行数のルールがあります。
たとえば、縦書きの場合は、1行20字以内、1枚26行以内とされています。横書きの場合にも、いくつかの方式が定められています。
なお、この字数・行数の制限は、あくまで謄本に関するルールです。相手に送る内容文書そのものについて、字数・行数の制限があるわけではありません。
ただ、実務上は、内容文書と謄本を同じ体裁で作成することが多いため、最初から謄本のルールに合わせて作成しておくと分かりやすいでしょう。
句読点やかっこなどの記号も文字数に含まれるため、作成するときは注意が必要です。
使用できる文字や記号にもルールがある
内容証明郵便では、かな、漢字、数字のほか、一定の場合には英字も使用できます。
また、句読点やかっこなどの記号も使用できますが、記号の数え方にはルールがあります。
細かな決まりは少し分かりにくいため、実際に作成する際には、日本郵便の案内を確認しながら作成すると安心です。
内容証明の書き方のポイント｜差出人・受取人・表題
差出人と受取人は正確に記載する
内容証明郵便では、差出人と受取人の住所・氏名を正確に記載します。
住所や氏名に誤りがあると、誰から誰に宛てた文書なのかが分かりにくくなってしまいます。封筒に記載する住所・氏名とも食い違いがないように注意しましょう。
押印は法律上必須ではありませんが、重要な通知文書では押印しておくこともあります。押印する場合、印鑑は差出人のものであれば足り、実印である必要はありません。
また、郵便局で訂正が必要になった場合などに備えて、窓口へ行くときは差出人の印鑑を持参しておくと安心です。
タイトル・時候の挨拶は必須ではない
内容証明郵便には、「通知書」「催告書」「解除通知書」などのタイトルが付けられることがあります。
ただし、表題は必ず付けなければならないものではありません。付ける場合は、文書の内容に合ったものを選べば問題ありません。
迷った場合は、「通知書」や「催告書」など、一般的な表題にしておくと分かりやすいでしょう。
また、通常の手紙のような時候の挨拶も必須ではありません。書いてはいけないわけではありませんが、内容証明では、冒頭の挨拶を省き、本題から入ることが多いです。
内容証明を書くときの注意点｜契印・訂正・配達証明
内容証明郵便では、書面の内容だけでなく、形式面にも注意が必要です。
たとえば、書面が複数枚になる場合には、ページのつながりが分かるように契印が必要になります。
また、書き間違えた場合には、修正液や修正テープで直すのではなく、決められた方法で訂正する必要があります。
さらに、内容証明郵便は「どのような内容の文書を差し出したか」を証明する制度です。その文書が相手に配達された事実や配達日まで証明したい場合には、配達証明を付けることを検討するとよいでしょう。
封筒の書き方、資料や写真を同封できるかどうか、差出人や受取人が複数いる場合、代理人によって差し出す場合なども、内容証明を作成するときに注意したいポイントです。
これらの点については、別の記事で詳しく解説します。
電子内容証明という方法もある｜窓口以外の出し方
現在は、郵便局の窓口だけでなく、インターネットを利用した電子内容証明を使って送付することもできます。
郵便局の窓口に行く時間が取りにくい場合や、パソコンで作成した文書をそのまま利用したい場合には、便利な方法といえるでしょう。
ただし、電子内容証明には、紙の内容証明とは異なる利用条件や作成方法があります。利用する場合は、日本郵便の案内を確認しておくことが大切です。
まとめ
内容証明は、一定のルールに従って作成することで、自分の意思表示を明確な形で残すことができる制度です。
作成するときは、文書の内容だけでなく、謄本の文字数・行数、差出人・受取人の表示、契印や訂正方法など、形式面にも注意する必要があります。
また、相手に配達された事実まで証明したい場合には、配達証明を付けることも検討しましょう。
細かなルールや個別のケースについては、別の記事で詳しく解説していきます。
実際の出し方については、こちらの記事で解説しています。
