内容証明郵便は、差し出した文書の内容や差出日を郵便局が証明してくれる制度です。
もっとも、通常の内容証明郵便は郵便局の窓口で手続をする必要があり、文書の作成方法にも細かな決まりがあります。
これに対して、電子内容証明は、インターネットを通じて内容証明郵便を差し出すことができる方法です。
郵便局へ行かなくても利用でき、24時間受付されている点が特徴です。
この記事では、電子内容証明とは何か、通常の内容証明との違い、利用方法、料金などについてわかりやすく解説します。
電子内容証明とは
電子内容証明とは、インターネットを通じて内容証明郵便を差し出す方式のことです。
差出人が内容証明郵便の文書を作成し、インターネットで送信すると、新東京郵便局がその文書を内容証明郵便として受け付けます。
そして、自動的に同じ内容の文書を2通作成し、1通を受取人に、もう1通を差出人に配達します。
電子内容証明は、インターネットを通じて差し出す仕組みであるため、24時間利用できるのが特徴です。
また、通常の内容証明郵便のように郵便局へ行く必要がなく、封入・封かんや差出人の押印も不要です。
電子内容証明を利用するには
電子内容証明を利用するには、事前に会員登録が必要です。
IDとパスワードを設定したうえで、決済方法を登録します。
決済方法は、クレジットカードまたは料金後納によって行います。
電子内容証明の文書は、ホームページから文書のひな型をダウンロードして作成します。
電子内容証明の文書作成上のルール
電子内容証明には、通常の内容証明郵便のような1行の文字数や1枚あたりの行数の制限はありません。
ただし、次のようなルールがあります。
文字サイズ・用紙サイズ
- 文字サイズ：10.5ポイント以上145ポイント以下
- 用紙サイズ：A4判
- 書式：A4判縦置き・横書き、またはA4判横置き・縦書き
余白
A4判縦置きで横書きの場合は、各ページとも上・左・右にそれぞれ1.5センチ以上、下に7センチ以上の余白が必要です。
A4判横置きで縦書きの場合は、各ページとも上・下・右にそれぞれ1.5センチ以上、左に7センチ以上の余白が必要です。
文字などの制限
- 外字は使用できません。
- 文字の装飾は、太字や斜体は使用できますが、それ以外の装飾はできません。
- 図や表を用いることもできません。
枚数
文書の枚数は、最大5枚までです。
押印
押印は不要です。
電子内容証明の差し出し方
電子内容証明の文書を作成したら、ホームページ上の電子内容証明サービスにログインします。
その後、差出手続の画面へ進み、差出文書ファイルを選択し、差出人の住所・氏名、受取人の住所・氏名を入力します。
入力の際には、必要に応じて配達証明、速達、親展を付けることもできます。
その後、差出文書の内容と料金を確認し、支払方法を確定したうえで「購入」を選択すると、差し出しが完了します。
同文内容証明も利用できる
電子内容証明でも、通常の内容証明郵便と同じように同文内容証明を利用することができます。
受取人を複数指定した場合には、完全同文内容証明とするか、不完全同文内容証明とするかを選択することになります。
なお、電子内容証明は1度に100通まで差し出すことができます。
電子内容証明の配達方法
郵便局は、送信された電子内容証明の本文をもとに、受取人宛ての郵便物と差出人宛ての郵便物を作成し、専用の封筒に入れて発送します。
受取人宛ての郵便物は、一般書留郵便として配達されます。
一方、差出人宛ての郵便物は、簡易書留郵便として配達されます。
受取人宛てについて配達証明付きとした場合には、配達証明のはがきが後日差出人のもとに届きます。
また、配達の状況については、通常の郵便と同様に郵便追跡サービスで確認することができます。
謄本の再度証明
差し出した電子内容証明の謄本については、再度証明を受けて発行してもらうことができます。
申込み方法は、ホームページを通じて申し込む方法と、内容証明を取り扱う郵便局で申し込む方法があります。
電子内容証明の利用料金
令和8年4月1日現在の利用料金は、次のとおりです。
郵便料金
- 郵便料金：110円
電子郵便料金
- 電子内容証明文書1枚目：19円
- 電子内容証明文書2枚目以降：1枚ごとに6円（5枚まで）
内容証明料金
- 電子内容証明文書1枚目：382円
- 電子内容証明文書2枚目以降：1枚ごとに360円（5枚まで）
- 同文内容証明（2通目以降の1枚目）：210円
- 同文内容証明（2通目以降の2枚目以降）：1枚ごとに210円（100通まで）
謄本送付料金
- 通常送付：304円
- 一括送付（受取人数100人まで）：503円
一般書留料金
- 480円
料金の例
たとえば、e内容証明文書が1枚で、謄本の送付方法が通常送付の場合の料金は、次のようになります。
- 郵便料金：110円
- 電子郵便料金（1枚目）：19円
- 内容証明料金（1枚目）：382円
- 謄本送付料金（通常送付）：304円
- 一般書留料金：480円
合計 1,295円 です。
まとめ
電子内容証明とは、インターネットを通じて内容証明郵便を差し出す方法です。
通常の内容証明郵便と比べて、郵便局へ行かずに手続ができ、24時間受付されているという大きなメリットがあります。
一方で、文書の作成方法や文字の制限、用紙や余白のルール、枚数制限などにも注意が必要です。
電子内容証明を利用したいときは、便利さだけでなく、こうしたルールや料金も確認したうえで使うとよいでしょう。
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