内容証明を書こうと思っても、形式やルールが分からず、
「どう書けばよいのだろう」
「普通の手紙と何が違う？」
「文字数や行数に決まりはある？」
と迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。
内容証明郵便は、通常の手紙とは異なり、郵便局に提出する謄本の字数・行数などに一定のルールがあります。
この記事では、内容証明の基本的な書き方と、作成するときに注意したいポイントを、初心者向けにわかりやすく解説します。
内容証明郵便の仕組みや、どのような場面で使われるのかについては、「内容証明とは？初心者向けにわかりやすく解説」もあわせてご覧ください。
内容証明はどんな紙に書く？用紙のルールを解説
内容証明郵便というと、赤枠や赤いマス目の用紙をイメージする方も多いかもしれません。
しかし、内容証明専用の用紙を使わなければならないわけではなく、便箋や原稿用紙、白い紙などでも作成できます。手書きだけでなく、パソコンで作成することもできます。
ただし、内容証明郵便を郵便局の窓口から差し出す場合には、相手に送る内容文書1通のほか、同じ内容の謄本2通を用意します。
さらに、謄本については、字数や行数、使用できる文字・記号などにルールがあります。
内容証明の基本ルール
内容文書1通と謄本2通を用意する
郵便局の窓口から内容証明郵便を差し出すときは、次の書面を用意します。
- 受取人へ送付する内容文書 1通
- 謄本 2通
謄本のうち1通は差出人用、もう1通は郵便局で保存されます。
そのため、実際には同じ内容の書面を合計3通用意する形になります。
3通すべてを手書きで作成する必要はありません。内容が同じであれば謄本は写しでもよいため、パソコンで作成した同じ文書を3部印刷して準備する方法もあります。
謄本には文字数・行数の決まりがある
内容証明郵便では、郵便局に提出する謄本について、1行あたりの文字数や1枚あたりの行数にルールがあります。
縦書きの場合は、1行20字以内・1枚26行以内とされています。
横書きの場合は、次のいずれかの形式で作成できます。
- 1行20字以内・1枚26行以内
- 1行13字以内・1枚40行以内
- 1行26字以内・1枚20行以内
なお、この字数・行数の制限は謄本について定められたものです。
実務上は、内容文書と謄本を同じ体裁で作成しておくと準備しやすいため、最初から謄本のルールに合わせて作成する方法が分かりやすいでしょう。
句読点やかっこなどの記号も文字として数える場合があるため、作成時には注意が必要です。
使用できる文字や記号にもルールがある
内容証明郵便の謄本では、仮名、漢字、数字のほか、一定の場合に英字や記号を使用できます。
ただし、記号の数え方などには細かなルールがあります。
実際に作成するときは、日本郵便の最新の案内を確認しながら準備すると安心です。
内容証明の書き方のポイント｜差出人・受取人・表題
差出人と受取人は正確に記載する
内容証明郵便では、差出人と受取人の住所・氏名を正確に記載します。
住所や氏名に誤りがあると、誰から誰に宛てた文書なのかが分かりにくくなります。内容文書・謄本・封筒に記載する情報について、誤記や食い違いがないか確認しておきましょう。
封筒の準備については、「内容証明の封筒の書き方｜宛名・差出人・注意点」も参考にしてください。
タイトル・時候の挨拶は必須ではない
内容証明郵便には、「通知書」「催告書」「解除通知書」などの表題を付けることがあります。
ただし、表題を必ず付けなければならないわけではありません。付ける場合は、文書の内容に合ったものを選びます。
また、通常の手紙のような時候の挨拶も必須ではありません。
内容証明では、何を通知・請求・確認するための文書なのかが分かるよう、必要な内容を整理して記載することが重要です。
内容証明を書くときの注意点｜契印・訂正・配達証明
内容証明郵便では、文書の内容だけでなく、形式面にも注意が必要です。
複数枚になる場合
謄本が2枚以上になる場合は、そのつづり目に契印が必要となります。
複数ページになる内容証明を作成するときは、ページの順序や契印も忘れずに確認しましょう。
訂正する場合
謄本の文字を訂正・削除・挿入する場合には、日本郵便が定める方法に従って修正します。
修正液や修正テープで自由に書き換えるのではなく、訂正箇所や字数を確認して適切に処理する必要があります。
窓口で訂正が必要になった場合に備えて、日本郵便では差出人の印鑑を持参するよう案内しています。
配達されたことも残したい場合は配達証明を検討する
内容証明は、「いつ、どのような内容の文書を、誰から誰宛てに差し出したか」を証明する制度です。
一方、内容証明を利用しただけで、受取人への配達事実や配達日まで証明されるわけではありません。
相手に配達された事実や配達日も記録として残したい場合は、配達証明を付けることを検討します。
参考：日本郵便「内容証明」
内容証明には資料や写真を同封できる？
内容証明郵便で送ることができるのは、内容文書1通です。
図面、写真、返信用封筒など、内容文書以外の書類や物品を同じ封筒に同封することはできません。
契約書の写し、請求書、写真などの資料を相手に送りたい場合は、内容証明郵便とは別に送付する方法を検討します。
参考：日本郵便「内容証明を送る際に、内容文書以外の書類や物品を同封できますか？」
電子内容証明という方法もある｜窓口以外の出し方
内容証明郵便は、郵便局の窓口だけでなく、日本郵便のe内容証明（電子内容証明）を利用して差し出すこともできます。
e内容証明では、作成した文書をインターネット上で送信すると、日本郵便側で印刷・照合・封入・封かんを行い、内容証明郵便として発送します。
郵便局の窓口へ行く時間が取りにくい場合や、パソコンで作成した文書を利用したい場合には便利な方法です。
ただし、e内容証明には、窓口から差し出す内容証明とは異なる利用条件や文書の作成方法があります。
詳しくは、「電子内容証明とは？通常の内容証明との違い・利用方法・料金」も参考にしてください。
まとめ
内容証明郵便は、一定のルールに従って作成することで、差し出した文書の内容を証明できる制度です。
郵便局の窓口から差し出す場合は、内容文書1通と謄本2通を用意し、謄本の字数・行数、使用できる文字・記号、複数枚の場合の契印、訂正方法などを確認しておきましょう。
また、相手に配達された事実や配達日まで記録として残したい場合は、配達証明を付けることも検討します。
実際に郵便局から発送するときの持ち物や手続きについては、「内容証明郵便の出し方｜郵便局での手続き・持ち物・料金を初心者向けに解説」もあわせてご覧ください。
内容証明の文面作成・チェックをご希望の方へ
内容証明は、形式上のルールを守るだけでなく、相手に何を伝えるのか、どのような内容を文書として残すのかを整理することも重要です。
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参考資料
- 日本郵便「内容証明」
- 日本郵便「内容証明 ご利用の条件等」
- 日本郵便「内容証明の差出方法等を教えてください。」
- 日本郵便「内容証明を送る際に、内容文書以外の書類や物品を同封できますか？」
- 日本郵便「e内容証明（電子内容証明）」
※本記事は2026年8月時点の日本郵便の案内等をもとに、内容証明郵便の一般的な作成方法を整理したものです。個別の事案について、どのような内容を記載すべきか、内容証明を利用することが適切かなどは、具体的な事情によって異なります。
