古物商の帳簿とは？記載事項・保存期間・エクセル管理の注意点を解説

古物商許可を取った後は、古物の取引内容を帳簿に記録しなければならない場合があります。

この帳簿は、実務上「古物台帳」と呼ばれることもあります。

ただ、実際に営業を始めようとすると、

「帳簿には何を書けばいい？」
「1万円未満の取引も記録する必要がある？」
「エクセルやスプレッドシートで管理してもいい？」
「買取申込書や伝票で代用できる？」
「帳簿は何年保存するの？」

と迷う方も多いのではないでしょうか。

古物商の帳簿は、売上管理のためだけの資料ではありません。

盗品の疑いがある取引を確認するときや、警察から帳簿の確認を求められたときに、取引の経緯を説明するための記録です。

この記事では、古物商の帳簿について、記載事項、保存期間、1万円未満の取引、エクセル管理、買取申込書との関係などをわかりやすく解説します。

まず確認｜古物商の帳簿が必要になるケース早見表

まずは、どのような取引で帳簿への記載が必要になるのかを確認しましょう。

取引の場面	帳簿記載の要否	注意点
1万円以上の古物を買い取る	原則必要	本人確認とあわせて記録
1万円未満の古物を買い取る	原則不要	ただし例外品目あり
ゲームソフト・CD/DVD等・書籍を買い取る	1万円未満でも必要	本人確認も必要
バイク・原付・一部部品を買い取る	1万円未満でも必要	ねじ・ボルト等は扱いが異なる
エアコン室外機・ヒートポンプを買い取る	1万円未満でも必要	令和7年10月1日施行の改正で追加
電線・金属製グレーチングを買い取る	1万円未満でも必要	金属盗難対策として追加
古物を売却・返還する	品目・金額によって必要	買受け時とは記録義務の範囲が異なる

ポイントは、1万円未満なら帳簿不要と単純に考えないことです。

本人確認と同じく、1万円未満でも記録が必要になる品目があります。

なお、帳簿の管理方法としては、紙の台帳だけでなく、エクセルやスプレッドシートなどの電子データで管理する方法もあります。

また、買取申込書や取引伝票に必要事項がそろっていれば、帳簿に準ずる書類として使える場合もあります。

ただし、いずれの場合も、必要な記載事項がそろっていて、必要なときに表示・印刷・確認できる状態にしておくことが前提です。

古物商の帳簿とは

古物商の帳簿とは、古物の取引内容を記録するための帳簿です。

実務上は「古物台帳」と呼ばれることもあります。

帳簿には、主に次のような情報を記録します。

• 取引年月日
• 古物の品目
• 数量
• 古物の特徴
• 取引相手の住所
• 取引相手の氏名
• 取引相手の職業
• 取引相手の年齢
• 本人確認の方法

帳簿は、盗品等の流通を防ぎ、盗品が発見された場合に取引経路を確認するための記録です。

そのため、「何を仕入れたか」だけでなく、「誰から仕入れたか」「どのような方法で本人確認したか」まで後から追える状態にしておく必要があります。

帳簿に記載する内容

古物商の帳簿には、取引の内容が後からわかるように記録します。

基本的な記載事項は次のとおりです。

記載事項	内容
取引年月日	古物を買い受けた日、または売却・返還した日
区別	買受け、委託、売却、返還など
品目	時計、衣類、書籍、ゲームソフトなど
数量	何点買い取ったか
特徴	ブランド名、型番、製造番号、色、傷、状態など
取引相手の住所	本人確認書類や申込書で確認
取引相手の氏名	本人確認書類と照合
取引相手の職業	買取申込書等に記入してもらう
取引相手の年齢	生年月日で記録してもよい
本人確認方法	運転免許証、マイナンバーカード表面、非対面確認方法など

警視庁の帳簿様式では、「品目」は一品ごとに記載することとされています。

また、「特徴」欄には、単に「時計」「バッグ」と書くのではなく、ブランド名、型番、番号、傷、色、材質など、後からその品物を特定しやすい情報を書きます。

たとえば、腕時計であれば、

「オメガ、型番〇〇、製造番号〇〇、文字盤に傷あり」

のように、品物を識別できる情報を記録します。

バッグや財布であれば、

「ルイ・ヴィトン、モノグラム、長財布、角スレあり」

のように、ブランド名や状態を具体的に書くと確認しやすくなります。

エクセル帳簿の項目例

エクセルやスプレッドシートで帳簿を作る場合は、必要事項を漏れなく記録できる列を用意しておくと管理しやすくなります。

たとえば、次のような項目です。

項目	記載例
取引番号	2026-001
取引年月日	2026年7月10日
区別	買受け
品目	時計
数量	1点
特徴	オメガ、型番〇〇、文字盤に傷あり
取引金額	25,000円
相手方氏名	山田太郎
住所	東京都〇〇区〇〇
職業	会社員
年齢・生年月日	1990年1月1日生
本人確認方法	運転免許証で確認／マイナンバーカード表面で確認
関連書類	買取申込書No.001
備考	査定時に外箱なし

取引金額は、帳簿の法定記載事項そのものとは別に考える必要がありますが、1万円未満かどうかの判定や在庫管理のために、実務上は入れておくと管理しやすくなります。

また、買取申込書や本人確認書類の控えを別で保存する場合は、帳簿上の取引番号と対応させておくと、後から確認しやすくなります。

マイナンバーを帳簿に記録しない

本人確認方法の欄には、「運転免許証で確認」「マイナンバーカード表面で確認」など、確認方法がわかるように記録します。

このとき、マイナンバーカードの裏面に記載されているマイナンバー、つまり12桁の個人番号を帳簿に書き写したり、エクセルやスプレッドシートに入力・保存したりしてはいけません。

マイナンバーカードを本人確認書類として使う場合は、表面で住所・氏名・生年月日等を確認し、個人番号は取得・保存しない運用にしておきましょう。

帳簿はいつ書く？後でまとめて書いてもいい？

帳簿は、取引の都度記載する必要があります。

1週間分や1か月分をまとめて記載することはできません。

たとえば、月末にレシートや買取申込書を見ながらまとめて入力する方法では、古物営業法上の帳簿記載として不十分になる可能性があります。

実務上は、買取の受付時または買取成立時に、買取申込書や管理システムへ必要事項を入力し、その日のうちに帳簿へ反映できる運用にしておくと安心です。

時間が経つと、本人確認の方法、商品の特徴、取引相手の情報があいまいになりやすくなります。

帳簿は、あとでまとめて作るものではなく、取引ごとに記録するものと考えておきましょう。

1万円未満なら帳簿は不要？

古物商の帳簿について、「1万円未満なら記録しなくてよい」と聞いたことがある方もいるかもしれません。

たしかに、買い受ける物品の総額が1万円未満の場合、本人確認義務や帳簿等への記載義務は原則として免除されます。

ただし、これはあくまで原則です。

次の品目については、1万円未満でも本人確認や帳簿等への記載が必要になります。

品目	1万円未満でも帳簿記載が必要か
バイク・原付	必要
バイク・原付の一部部品	必要になるものあり
ゲームソフト	必要
CD・DVD等	必要
書籍	必要
エアコン室外機	必要
電気温水機器のヒートポンプ	必要
電線	必要
金属製グレーチング	必要

特に、すでに施行されている令和7年10月1日の改正により、エアコン室外機、電気温水機器のヒートポンプ、電線、金属製グレーチングが、1万円未満でも本人確認・帳簿記載が必要な品目に追加されています。

金属製品を買い取る事業者は、少額取引であっても帳簿記載が必要になる場面を見落とさないようにしましょう。

なお、1万円未満かどうかは、1点ごとの価格ではなく、一度に持ち込まれた物品の対価の総額で判断します。

たとえば、1点3,000円の商品を4点まとめて買い取る場合、1点ごとは1万円未満でも、合計額は1万2,000円です。この場合は、1万円以上の取引として考えます。

本人確認と帳簿記載はあわせて確認する

古物商の実務では、本人確認が必要な取引かどうかと、帳簿記載が必要な取引かどうかをあわせて確認する必要があります。

特に、1万円未満でも本人確認・帳簿記載が必要な品目では、片方だけ対応して終わりにしないよう注意が必要です。

本人確認義務については、別記事「古物商の本人確認義務とは？」でも詳しく解説しています。

エクセルやスプレッドシートで管理してもいい？

古物商の帳簿は、紙の台帳でなければならないわけではありません。

エクセルやスプレッドシートなど、電磁的方法による記録で管理することも可能です。

ただし、次の点に注意が必要です。

• 必要な記載事項がすべて入っていること
• データが消失しないように管理すること
• 警察から求められたときに確認できる状態にしておくこと
• 必要に応じてすぐ印刷できる状態にしておくこと
• マイナンバーなど、取得・保存してはいけない情報を入力しないこと

電子データで管理していても、営業所で内容を表示できない、印刷できない、担当者以外が開けない、といった状態では問題になり得ます。

エクセルやスプレッドシートで管理する場合は、営業所で確認・印刷できるようにし、定期的にバックアップを取っておきましょう。

エクセル・スプレッドシート管理の実務上の工夫

エクセルやスプレッドシートで帳簿を管理する場合は、後から内容を書き換えられる点にも注意が必要です。

Googleスプレッドシートには、過去の編集履歴を確認できる機能があります。誰が、いつ、どのような編集をしたかを後から確認しやすいため、誤削除や入力ミスの確認に役立ちます。

ただし、変更履歴があるからといって、それだけで帳簿管理として十分というわけではありません。

エクセルで管理する場合は、月ごとに入力を締めた後、PDF化して編集できない形でも保存しておく、バックアップを取る、ファイル名に年月を入れるなど、後から確認しやすい形にしておくと安心です。

電子データで帳簿を管理する場合は、「入力できること」だけでなく、「後から内容を説明できること」「必要なときに表示・印刷できること」まで意識しておきましょう。

買取申込書や伝票で帳簿の代わりになる？

買取申込書や取引伝票でも、必要な記載事項がそろっていれば、帳簿に準ずる書類として使える場合があります。

ただし、単なる申込書やレシートを保管しているだけでは不十分です。

帳簿として使うためには、少なくとも次の内容が確認できる必要があります。

• 取引年月日
• 古物の品目・数量
• 古物の特徴
• 取引相手の住所・氏名・職業・年齢
• 本人確認方法
• 買受け・売却などの区別

たとえば、買取申込書に相手方情報は書いてあるけれど、商品の特徴が「バッグ1点」だけでは、後から品物を特定しにくくなります。

また、必要な記載事項がそろっていても、申込書や伝票がバラバラに保管されていると、必要な取引をすぐに確認できません。

買取申込書や取引伝票を帳簿代わりに使う場合は、日付順、取引番号順、商品管理番号順など、帳簿として確認できる保存方法を決めておきましょう。

書籍はまとめて記載できる場合がある

帳簿では、品目は原則として一品ごとに記載します。

ただし、書籍については、同じ人から同時に大量に買い取ることが多いため、まとめて記載することが認められています。

たとえば、次のような書き方が考えられます。

• 「〇〇という書名」外30冊
• コミック20冊、文庫15冊、写真集5冊

一方で、CD・DVD等については、書籍に比べて高額で取引され、1回あたりの取引品数も比較的少ないことから、原則どおり一品ごとに記載します。

「大量だからまとめてよい」と自己判断するのではなく、書籍とCD・DVD等では扱いが異なる点に注意しましょう。

帳簿の保存期間は3年間

古物商の帳簿は、最終の記載をした日から3年間保存する必要があります。

ただし、帳簿の記載は本来、取引の都度行うものです。

何らかの理由で、実際に記載した日と記載すべき日がずれた場合は、保存期間の考え方も変わる可能性があります。

実務上は、取引があった日のうちに記録し、年度ごと・月ごとに帳簿ファイルを分けて管理すると、保存期間を把握しやすくなります。

電子データで管理する場合は、パソコンの故障や誤削除に備えて、バックアップを取っておきましょう。

保存期間中にデータが消えてしまうと、帳簿を保存していない状態になってしまいます。

帳簿をなくした・データが消えた場合

帳簿をなくしたり、データが消えてしまったりした場合は、放置してはいけません。

古物営業法では、帳簿等をき損、亡失、滅失したときは、直ちに営業所の所在地を管轄する警察署へ届け出る必要があります。

紙の帳簿を紛失した場合だけでなく、エクセルデータやスプレッドシートの記録が消えて復元できない場合も注意が必要です。

このような事態を防ぐために、次のような管理をしておきましょう。

• 紙の帳簿は営業所内で保管場所を決める
• エクセルデータは定期的にバックアップを取る
• クラウド管理の場合はアクセス権限を整理する
• 誤削除した場合に復元できる仕組みを確認する
• 帳簿ファイル名に年月を入れて管理する

帳簿は、営業を始めてから慌てて整えるより、最初から運用ルールを決めておくほうがスムーズです。

帳簿は警察に見せることがある？

古物商は、警察による立入検査や報告徴収の対象になることがあります。

帳簿は「自分だけがわかればよい」ものではありません。

必要なときに、取引内容を第三者にも説明できる状態にしておく必要があります。

特に、エクセルやスプレッドシートで管理している場合は、次の点を確認しておきましょう。

• どのファイルが帳簿なのか
• どの取引がどの商品に対応しているのか
• 本人確認方法がどこに記録されているのか
• 必要に応じて表示・印刷できるか

帳簿の項目名やファイル名をわかりやすくしておくと、確認を求められたときにも説明しやすくなります。

古物商の帳簿管理でよくあるミス

古物商の帳簿では、次のようなミスが起こりやすいです。

よくあるミス	注意点
月末にまとめて記載している	取引の都度記載が原則
商品名があいまい	特徴欄で品物を特定できるようにする
相手方の職業・年齢が抜けている	住所・氏名だけでは足りない
本人確認方法を書いていない	どの書類・方法で確認したか記録
マイナンバーを帳簿に書いている	マイナンバーカード裏面の12桁の個人番号は取得・保存しない
1万円未満だから全部記録していない	例外品目は記録が必要
エクセルデータのバックアップがない	消失時のリスクが高い
営業所で印刷できない	電子管理では表示・印刷できる状態が必要
申込書や伝票がバラバラ	日付順・取引番号順に整理する

帳簿は、一度運用を決めてしまえば、毎回の記録はそれほど難しくありません。

最初に、買取申込書、本人確認、商品管理、帳簿記載の流れをつなげておくことが大切です。

よくある質問

古物商の帳簿は紙でないといけませんか？

紙でなければならないわけではありません。

エクセルやスプレッドシートなど、電磁的方法による記録で管理することも可能です。

ただし、必要事項が記録されていて、必要なときに表示・印刷できる状態にしておく必要があります。

エクセルで作った帳簿でも大丈夫ですか？

エクセルで管理すること自体は可能です。

ただし、取引年月日、品目、数量、特徴、相手方情報、本人確認方法など、必要な項目がそろっている必要があります。

また、データ消失に備えてバックアップも取っておきましょう。

マイナンバーカードを本人確認書類として使う場合でも、裏面の12桁の個人番号を帳簿に入力・保存しないよう注意してください。

1万円未満の取引は帳簿に書かなくていいですか？

原則として、対価の総額が1万円未満の場合は帳簿記載が免除されます。

ただし、ゲームソフト、CD・DVD等、書籍、バイク・原付や一部部品、室外機、ヒートポンプ、電線、金属製グレーチングなどは、1万円未満でも記録が必要です。

帳簿は何年間保存しますか？

帳簿は、最終の記載をした日から3年間保存する必要があります。

ただし、記載は取引の都度行うものです。実際の記載日と記載すべき日がずれた場合は、保存期間の考え方に注意が必要です。

電子データで管理する場合も、保存期間中は表示・印刷できる状態にしておきましょう。

買取申込書を保存していれば帳簿はいりませんか？

買取申込書に必要な記載事項がそろっていれば、帳簿に準ずる書類として使える場合があります。

ただし、相手方情報だけでなく、古物の品目・数量・特徴・本人確認方法なども記録されている必要があります。

また、必要な取引をすぐ探せるように、日付順や取引番号順に整理して保存しておきましょう。

帳簿はいつ書けばいいですか？

取引の都度記載する必要があります。

1週間分や1か月分をまとめて記載することはできません。

実務上は、買取成立時またはその日のうちに記録する運用にしておくと安心です。

販売だけでも帳簿が必要ですか？

古物商の帳簿は、買受けだけでなく、売却や返還などの払出しについても記録が必要になる場合があります。

ただし、すべての古物について、販売時の記録が同じように必要になるわけではありません。

たとえば、美術品類や時計・宝飾品類は、1万円以上で売却する場合に記録が必要になります。

一方、ゲームソフト、CD・DVD等、書籍などは、買受け時の記録は必要でも、売却時の記録は不要とされています。

自分が扱う品目について、買受け時だけでなく、売却時・返還時の記録が必要かどうかも確認しておきましょう。

帳簿をなくした場合はどうすればいいですか？

帳簿をなくしたり、データが消えたりした場合は、直ちに営業所の所在地を管轄する警察署へ届け出る必要があります。

あわせて、再発防止のために、保管場所やバックアップ方法を見直しましょう。

まとめ

古物商の帳簿は、古物商許可を取った後の重要な実務です。

帳簿には、取引年月日、品目、数量、特徴、取引相手の住所・氏名・職業・年齢、本人確認方法などを記録します。

1万円未満の取引は原則として帳簿記載が免除されますが、ゲームソフト、CD・DVD等、書籍、バイク・原付や一部部品、エアコン室外機、ヒートポンプ、電線、金属製グレーチングなどは、1万円未満でも記録が必要です。

また、帳簿は紙だけでなく、エクセルやスプレッドシートで管理することもできます。

ただし、必要な記載事項がそろっていて、必要なときに表示・印刷できる状態にしておく必要があります。

マイナンバーカードを本人確認書類として使う場合でも、裏面の12桁の個人番号は帳簿に入力・保存しないよう注意してください。

帳簿は、取引の経緯を後から説明するための記録です。

古物商として営業を始める前に、本人確認、買取申込書、帳簿記載、保存方法まで一連の流れを決めておきましょう。