古物商として中古品を買い取るときは、取引相手の本人確認や帳簿記載が必要になることがあります。
そのときに実務上よく使われるのが、買取申込書です。
ただ、古物商許可を取ったばかりの方だと、
「買取申込書は必ず作らないといけない？」
「何を書いてもらえばいい？」
「本人確認書類の番号まで控えるべき？」
「マイナンバーカードのコピーは取っていい？」
「買取申込書があれば帳簿はいらない？」
と迷うことも多いのではないでしょうか。
結論からいうと、買取申込書は、古物営業法で名前まで決められた全国統一の公式様式ではありません。
しかし、本人確認や帳簿記載に必要な情報を集め、後から取引内容を確認できるようにするため、実務上は用意しておきたい書類です。
この記事では、古物商の買取申込書について、必要項目、本人確認書類の確認欄、帳簿との関係、未成年者からの買取、ネット買取フォームの注意点まで解説します。
古物商の買取申込書とは
古物商の買取申込書とは、中古品などの古物を買い取る際に、売主の情報や買い取る品物の内容を記録するための書類です。
お店によっては、
- 買取伝票
- 買取同意書
- 査定申込書
- 買取受付票
- 買取依頼書
などの名前で使われることもあります。
名前は違っても、役割は大きく変わりません。
買取申込書は、主に次の目的で使います。
- 売主の住所・氏名・職業・年齢を確認する
- 本人確認書類の確認方法を記録する
- 買い取った品物の内容を記録する
- 買取金額や取引日を残す
- 帳簿や在庫管理と紐づける
- 後日の確認に備えて取引内容を残す
つまり、買取申込書は、単なる受付用紙ではありません。
本人確認、帳簿記載、商品管理、トラブル防止をつなぐ実務上の記録です。
買取申込書は必ず作らないといけない？
古物営業法上、「買取申込書」という名前の書類を必ず作成しなければならない、という形で決められているわけではありません。
ただし、古物商は、古物を買い受ける際に、原則として相手方の住所・氏名・職業・年齢を確認する必要があります。
また、取引内容によっては帳簿等への記載も必要です。
そのため、実務上は、買取申込書や買取伝票を用意し、本人確認と帳簿記載に必要な情報を一度に整理できるようにしておくと、記録漏れを防ぎやすくなります。
特に、店舗で買取を行う場合は、お客様に申込書へ必要事項を記入してもらい、本人確認書類と照合する流れにしておくとスムーズです。
ただし、買取申込書を作っただけで、古物商としての本人確認義務や帳簿記載義務がすべて完了するわけではありません。
買取申込書は、本人確認や帳簿管理の元になる書類として考えましょう。
買取申込書に入れたい項目一覧
買取申込書を作る場合は、次のような項目を入れておくと管理しやすくなります。
| 区分 | 入れたい項目 |
|---|---|
| お客様情報 | 氏名、住所、職業、生年月日または年齢、電話番号、メールアドレス |
| 本人確認 | 本人確認書類の種類、確認日、確認担当者、確認方法 |
| 商品情報 | 品目、数量、ブランド名、型番、製造番号、色、傷、状態、付属品 |
| 取引情報 | 買取日、買取金額、支払方法、取引番号、申込書番号 |
| 確認事項 | 所有物であること、盗品でないこと、未成年者ではないこと等 |
| 署名欄 | 申込者の署名、保護者署名欄が必要な場合は保護者欄 |
| 店舗管理欄 | 査定担当者、受付担当者、帳簿番号、備考 |
すべての業種で同じ項目が必要になるわけではありません。
ブランド品を扱う場合、自動車やバイクを扱う場合、書籍やゲームソフトを扱う場合、ネット買取を行う場合では、必要な項目が変わります。
自分の取扱品目や買取方法に合わせて、項目を調整しましょう。
お客様情報欄に書いてもらう内容
お客様情報欄では、古物商の本人確認に必要な情報を記入してもらいます。
基本的には、次の項目です。
- 氏名
- 住所
- 職業
- 年齢または生年月日
古物商は、古物を買い受ける際、取引相手の住所・氏名・職業・年齢を確認する必要があります。
そのため、買取申込書にもこの4つは入れておくのが基本です。
年齢については、「〇歳」のように年齢だけを書く方法もありますが、生年月日を記入してもらうほうが、本人確認書類との照合がしやすくなります。
また、電話番号やメールアドレスは、古物営業法上の相手方確認事項そのものではありません。
ただ、査定結果の連絡、買取内容の確認、後日の問い合わせ対応のため、実務上は入れておくと使いやすい項目です。
必要以上に個人情報を集めすぎると、管理負担も増えます。
買取申込書に入れる項目は、「本人確認・帳簿管理・連絡対応に必要か」という視点で整理しましょう。
本人確認書類の確認欄
買取申込書には、本人確認書類の確認欄も作っておくと便利です。
たとえば、次のような形です。
| 確認項目 | 記載例 |
|---|---|
| 本人確認書類 | 運転免許証、マイナンバーカード表面、在留カードなど |
| 確認日 | 2026年7月10日 |
| 確認担当者 | 受付担当者名 |
| 確認方法 | 店頭で原本確認、非対面確認方法による確認など |
| 備考 | 住所変更の記載あり、表面のみ確認など |
本人確認書類は、提示を受けて終わりではなく、どの方法で確認したかを後から説明できるようにしておきます。
買取申込書には、「運転免許証で確認」「マイナンバーカード表面で確認」など、確認した書類の種類や確認方法がわかる形で記録する運用が考えられます。
ネット買取・宅配買取など、相手と直接会わずに買い取る場合は、店頭で原本を確認する場合とは本人確認の方法が異なります。申込フォームに住所・氏名を入力してもらったり、本人確認書類の画像を送ってもらったりするだけでは、非対面取引の本人確認として足りない場合があります。
非対面取引では、相手が申し立てた住所・氏名等が本当に正しいか、なりすましではないかを確認するため、古物営業法で定められた方法を取る必要があります。
そのため、非対面取引を行う場合は、本人確認書類の確認欄にも、「どの非対面確認方法で確認したか」を記録できるようにしておきましょう。
マイナンバーを買取申込書に書かない
マイナンバーカードを本人確認書類として使う場合は、裏面の取り扱いに注意が必要です。
マイナンバーカードの表面には、住所・氏名・生年月日・顔写真などが記載されています。
一方、裏面には、12桁のマイナンバー、つまり個人番号が記載されています。
古物商の本人確認のために、マイナンバーを買取申込書に書かせたり、帳簿に入力したり、画像として保存したりしてはいけません。
買取申込書には、
「マイナンバーカードを本人確認書類として使用する場合、裏面の個人番号は記入・提出しないでください」
という注意書きを入れておくと安心です。
お客様が誤ってマイナンバーを書いてしまうことを防ぐためにも、申込書には個人番号を書く欄を作らないようにしましょう。
商品情報欄に書く内容
買取申込書では、売主の情報だけでなく、買い取る品物の情報も記録します。
商品情報欄には、次のような項目を入れておくとよいでしょう。
- 品目
- 数量
- ブランド名
- 型番
- 製造番号
- シリアル番号
- 色
- 素材
- 傷や汚れ
- 動作状況
- 付属品
- 買取金額
帳簿では、「品目」は一品ごとに記載し、「特徴」欄には品物を特定しやすい情報を書く必要があります。
そのため、買取申込書の商品情報欄も、帳簿の記載に転記しやすい形にしておくと管理しやすくなります。
たとえば、バッグなら、
「ルイ・ヴィトン、モノグラム、長財布、角スレあり、箱なし」
時計なら、
「オメガ、型番〇〇、製造番号〇〇、文字盤に傷あり」
のように、後から品物を特定できる情報を残します。
単に「バッグ1点」「時計1点」だけでは、後から同じ品物かどうか確認しにくくなります。
買取金額・取引番号を入れる理由
買取金額や取引番号を入れておくと、帳簿・在庫管理表・支払記録を紐づけやすくなります。
買取金額は、売上管理や在庫管理だけでなく、本人確認や帳簿記載が必要かどうかを判断するうえでも役立ちます。
古物商の本人確認や帳簿記載では、1万円未満かどうかが問題になる場面があります。
このとき、1点ごとの価格ではなく、一度に持ち込まれた物品の対価の総額で判断します。
そのため、買取申込書には、商品ごとの金額だけでなく、取引全体の合計金額も記録しておくと確認しやすくなります。
また、取引番号や申込書番号を入れておくと、次の資料を紐づけやすくなります。
- 買取申込書
- 帳簿
- 査定記録
- 本人確認の記録
- 在庫管理表
- 支払記録
たとえば、買取申込書に「2026-001」と番号を振り、帳簿や在庫管理表にも同じ番号を入れておくと、後から取引を探しやすくなります。
未成年者からの買取に関する欄
買取申込書には、未成年者からの買取に関する欄も検討しておきましょう。
古物商は、1万円未満の取引であっても、18歳未満からの買い取りでないことを確認する必要があります。
また、未成年者からの買取については、各都道府県の青少年保護育成条例なども関係します。
たとえば東京都では、18歳未満の者を「青少年」とし、保護者の同意等を得ていない青少年から、古物商が古物を買い受けることは禁止されています。
そのため、実務上は、次のような運用が考えられます。
- 18歳未満からの買取は行わない
- 18歳未満の場合は保護者同意書を別途取得する
- 保護者同伴の場合のみ買取する
- 高校生からの買取は行わない
未成年者からの買取をどのように扱うかは、営業地域の条例や店舗の方針に合わせて決める必要があります。
買取申込書には、
- 生年月日欄
- 年齢確認欄
- 18歳未満ではないことの確認欄
- 保護者同意欄
- 保護者氏名・連絡先欄
などを設けることが考えられます。
ただし、条例は都道府県ごとに異なります。
未成年者からの買取を行う可能性がある場合は、営業する地域の条例や警察署の案内も確認しておきましょう。
ネット買取・宅配買取の申込フォームは特に注意
ネット買取や宅配買取では、紙の買取申込書ではなく、ウェブフォームで申し込みを受け付けることもあります。
この場合も、氏名・住所・職業・年齢、商品情報、連絡先などを入力してもらう設計が必要です。
ただし、ネット買取フォームは、あくまで申込情報を受け取るための入口です。
フォームに住所・氏名を入力してもらったり、本人確認書類の画像を送ってもらったりするだけで、非対面取引の本人確認が完了するわけではありません。
非対面取引では、相手が申し立てた住所や氏名が本当に正しいのか、なりすましではないかを確認するため、法令で定められた方法を取る必要があります。
たとえば、次のような方法があります。
- 相手方から、必要事項を記入した申込書等と印鑑登録証明書の送付を受ける方法
- 本人限定受取郵便物等を送付して、相手方本人に受け取ってもらう方法
- 本人確認書類の画像等の送信を受けたうえで、転送不要郵便物等を送付して到達を確認する方法
- 電子署名・電子証明書を利用する方法
- 古物営業法に対応した本人確認サービスを利用する方法
実際にどの方法を採用できるかは、買取方法、システム、費用、本人確認サービスの対応範囲によって変わります。
宅配買取を始める場合は、申込フォームの項目だけでなく、非対面取引の本人確認方法までセットで設計しておきましょう。
買取申込書でやってはいけないこと
買取申込書を作るときは、「何を書くか」だけでなく、「何を書かせないか」も重要です。
特に注意したいのは、次のようなミスです。
| やってはいけないこと | 注意点 |
|---|---|
| マイナンバーを書かせる | マイナンバーカード裏面の12桁の個人番号は取得・保存しない |
| 商品情報があいまい | 「バッグ1点」だけでは品物を特定しにくい |
| 職業・年齢欄がない | 住所・氏名だけでは相手方確認に不足する |
| 本人確認方法を書いていない | どの書類・方法で確認したか記録できない |
| 申込書番号がない | 帳簿や在庫表と紐づけにくい |
| ネットフォームだけで本人確認が終わった扱いにする | 非対面取引では別途確認方法が必要 |
| 未成年者対応の欄がない | 年齢確認や保護者同意の管理が難しくなる |
| 申込書をバラバラに保管する | 後から取引を探しにくい |
買取申込書は、情報を集めるための書類ですが、集める情報が多ければよいわけではありません。
本人確認や帳簿管理に必要な情報を整理しつつ、マイナンバーなど取得してはいけない情報は最初から書かせない設計にしておきましょう。
確認事項・署名欄の文言例
買取申込書には、確認事項や署名欄を設けることがあります。
たとえば、次のような項目です。
- 申込者本人の所有物であること
- 盗品ではないこと
- 18歳未満ではないこと
- 記載内容に誤りがないこと
- 申込者署名
- 保護者署名欄が必要な場合は保護者欄
- そのほか、店舗の運用上必要な確認事項
確認事項には、たとえば次のような文言を入れることが考えられます。
「私は、上記物品が自己の所有物であり、盗品その他不正に取得した物ではないことを確認します。」
「私は、申込内容に誤りがないことを確認し、買取申込みを行います。」
ただし、「申込者本人の所有物であること」「盗品ではないこと」を確認事項に入れても、それだけで盗品リスクがなくなるわけではありません。
価格が不自然に安い、同じ物を大量に持ち込む、本人確認を嫌がるなど、不審な点がある場合は、取引を進める前に慎重に判断しましょう。
確認事項の文言は、取扱品目や店舗の運用に合わせて調整してください。
買取申込書を帳簿代わりに使える？
買取申込書や取引伝票に必要な記載事項がそろっていれば、帳簿に準ずる書類として使える場合があります。
ただし、単なる申込書やレシートを保管しているだけでは不十分です。
帳簿として使うためには、少なくとも次の内容が確認できる必要があります。
- 取引年月日
- 買受け・売却などの区別
- 古物の品目
- 数量
- 古物の特徴
- 取引相手の住所・氏名・職業・年齢
- 本人確認方法
また、必要な情報が書かれていても、申込書がバラバラに保管されていて、取引をすぐに探せない状態では管理しにくくなります。
買取申込書を帳簿代わりに使う場合は、日付順、取引番号順、商品管理番号順など、後から確認しやすい保存方法を決めておきましょう。
エクセル帳簿を別に作る場合も、買取申込書番号と帳簿番号を対応させておくと、取引内容を追いやすくなります。
買取申込書を作るときの項目例
買取申込書を作る場合は、次のような項目をベースにすると整理しやすくなります。
お客様情報
- 氏名
- フリガナ
- 住所
- 電話番号
- メールアドレス
- 職業
- 生年月日
- 年齢
本人確認欄
- 本人確認書類の種類
- 確認日
- 確認担当者
- 確認方法
- 非対面取引の場合の確認方法
- マイナンバーカードの場合は表面のみ確認した旨
商品情報欄
- 品目
- 数量
- ブランド名
- 型番
- 製造番号・シリアル番号
- 色・素材
- 傷・汚れ・状態
- 付属品
- 査定金額
- 買取金額
取引管理欄
- 申込書番号
- 帳簿番号
- 買取日
- 支払方法
- 査定担当者
- 受付担当者
- 備考
確認事項・署名欄
- 申込者本人の所有物であること
- 盗品ではないこと
- 18歳未満ではないこと
- 記載内容に誤りがないこと
- 申込者署名
- 保護者署名欄が必要な場合は保護者欄
- そのほか、店舗の運用上必要な確認事項
買取申込書の項目は、取扱品目、買取方法、本人確認方法、営業地域の条例によって調整が必要です。
ひな形を作る場合は、自社の運用に合わせて項目を整理し、不安があれば管轄警察署の生活安全課などに相談しておきましょう。
よくある質問
買取申込書は必ず作らないといけませんか？
「買取申込書」という名前の書類が法律上必須とされているわけではありません。
ただし、古物商には本人確認義務や帳簿記載義務があります。
そのため、必要な情報を漏れなく集めるために、買取申込書や買取伝票を用意しておくと記録漏れを防ぎやすくなります。
買取申込書があれば帳簿はいりませんか？
買取申込書に必要事項がそろっていれば、帳簿に準ずる書類として使える場合があります。
ただし、相手方情報だけでなく、取引年月日、品目、数量、特徴、本人確認方法なども確認できる必要があります。
また、日付順や取引番号順に整理し、必要な取引をすぐ探せる保存方法にしておくことも必要です。
本人確認書類の番号は控えるべきですか？
本人確認の方法を後から説明できるようにしておくことは大切です。
まずは、買取申込書に「運転免許証で確認」「マイナンバーカード表面で確認」など、確認した書類の種類と確認方法を記録する運用が考えられます。
本人確認書類の番号や画像を保存する運用にする場合は、保存目的、保存期間、アクセス権限、漏えい防止策まで決めておきましょう。
なお、マイナンバーカード裏面の12桁の個人番号は、買取申込書や帳簿に記録してはいけません。
マイナンバーカードは本人確認書類として使えますか？
マイナンバーカードの表面は、本人確認書類として確認に使うことができます。
ただし、裏面のマイナンバー、つまり12桁の個人番号は取得・保存しないようにしてください。
買取申込書にも、個人番号を書く欄は作らないようにしましょう。
未成年者から買い取る場合はどうすればいいですか？
未成年者からの買取については、古物営業法だけでなく、各都道府県の青少年保護育成条例なども関係します。
東京都では、保護者の同意等を得ていない青少年から、古物商が古物を買い受けることは禁止されています。
実務上は、18歳未満からの買取を行わない、保護者同意書を取得する、保護者同伴時のみ買取するなどの運用を決めておくとよいでしょう。
ネット買取フォームに入力してもらえば本人確認は完了しますか？
ネット買取フォームに住所・氏名等を入力してもらうだけでは、非対面取引の本人確認として十分とは限りません。
非対面取引では、法令で定められた確認方法を取る必要があります。
免許証コピーや本人確認書類の画像を送ってもらうだけでは不十分です。
テンプレートを自作しても大丈夫ですか？
買取申込書のテンプレートを自作すること自体は可能です。
ただし、自分の取扱品目、買取方法、本人確認方法に合った項目にする必要があります。
また、マイナンバーなど取得・保存してはいけない情報を書かせないように注意しましょう。
実務を始める前に、自作したテンプレートのサンプルを管轄警察署の生活安全課などに見せ、記載内容や不足しやすい項目について相談しておくと安心です。
まとめ
買取申込書は、本人確認や帳簿記載に必要な情報を整理するための実務書類です。
氏名・住所・職業・年齢などのお客様情報、本人確認方法、商品情報、買取金額、取引番号、署名欄などを入れておくと、後から取引内容を確認しやすくなります。
一方で、マイナンバーカード裏面の12桁の個人番号は、買取申込書や帳簿に記録してはいけません。
また、ネット買取や宅配買取では、申込フォームに入力してもらうだけで本人確認が完了するわけではありません。非対面取引に対応した本人確認方法と組み合わせて設計する必要があります。
買取申込書を作るときは、「何を書いてもらうか」だけでなく、「何を書かせないか」「帳簿や在庫管理とどう紐づけるか」まで考えておきましょう。
